Automatisierte Prozesse erleichtern die Arbeit

Projektbezogene E-Mails für mehr Transparenz

Die E- Mail Kommunikation in der Projektverwaltung nimmt immer mehr zu. Nicht selten werden aufwändige Projekte über die E-Mail Kommunikation gesteuert, dabei gehen oft wichtige Informationen verloren oder sind nicht immer allen Teammitgliedern zugänglich.

Die dezentrale Ablage von Dokumenten und Informationen schafft keine Tranparenz. Doppelte Daten oder verschiedene Versionen von Dokumenten sind keine Seltenheit.

DeskWare schließt diese Lücke.

Die gesamte E-Mail Kommunikation ist mit allen Anhängen zentral und auf dem aktuellsten Stand Projekten zugeordnet.

Die Software bietet zu jeder Zeit allen berechtigten Benutzern den Zugriff auf die gesamte Projektkommunikation sowie den Status Quo des Projektes samt Terminen, Kontakten, Abläufen, Dokumenten und Zuordnungen.

Zentrale Ablagesysteme mit gemeinsamen Dokumenten
Arbeiten im Team per Rechtevergabe
einfache E-Mail Projektzuordnung per drag & drop
gesamte Projektkommunikation darstellbar
Nutzung von Projektinformationen, Terminen und Kontaktdaten aus der Kommunikation
E-Mail Versand aus dem Projekt per Vorlage
Datenschutz verhindert Missbrauch von E-Mail Informationen
effiziente Suche mit beliebigen Suchkriterien
E-Mail Übersicht im Portal / personalisiertes Dashboard "my DeskWare"
direkte Zuweisung und Übernahme von Daten bei Rechnungseingängen

Projektbezogene E-Mails

Intuitive Nutzung von E-Mails in der Projektverwaltung

Die intelligent Softwarelösung von DeskWare bedeutet eine effiziente Integration von Outlook in ihr Projektmanagement.

Arbeiteten zuvor Projektteams separat mit Outlook, so war es nicht möglich E-Mails und Anlagen direkt dem Projekt noch dem Team zuzuordnen.

E-Mails können nicht transparent sortiert und zugeordnet werden, so dass jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail Struktur und Ablage verwaltet, dabei gehen Ressourcen und Potentiale verloren.

Mit der Nutzung der E-Mail Kommunikation in der Projekverwaltung schaffen Sie ein effektives, projektorientiertes Arbeiten im Team ohne Verluste.

Sie gewinnen an Ressourcen, Potentialen und Transparenz.

Rechungseingang - automatisierte Zuordnung

Mit einer Lizenz des DeskWare Module DW.purchase ist die buchhalterische Abwicklung von Rechungseingängen vereinfacht.

Die per PDF eingesendete Rechnung kann mit dem Menüpunkt "als Rechung einreichen" der Buchhaltung für die Erfassung der Belege zugesendet werden.

Dabei werden die Adressen der Lieferanten erkannt und aus dem System übernommen.

Im Rechnungsstatus wird angezeigt, ob eine Rechnung von der Buchhaltung erfasst wurde oder nicht.

Die Abwicklung von Rechungseingängen wird spielend einfach.

E-Mail Übersicht

E-Mail Register im Portal

Die DeskWare Lösung integriert die E-Mail Kommunikation übersichtlich in Ihre Einstiegsseite.

Die E-Mails können direkt im Portal eingesehen werden und sind Projekten, Personen oder anderen Objekten, ganz nach Ihren Wünschen zugeordnet. Die Anlagen können direkt per Doppelklick geöffnet werden und mit einem Rechtsklick können Sie zwischen verschiedenen Anwendungen "switchen".

Ohne langes Suchen führt Sie das System zu den Informationen, welche gebraucht werden.

Die E-Mails oder auch Anlagen können nach beliebigen Kriterien gefiltert und zur weiteren Verwendung bearbeitet werden.

Schnelle Zuordnung

Rechungseingang per E-Mail

Per E-Mail eingegangene Rechnungen können ganz schnell per Klick der Buchhaltung zur Erfassung der Belege zugewiesen werden.

Die Adressdaten der Lieferanten werden automatisch aus dem System gezogen und in der Buchhaltung erfasst.

Die E-Mail in der projektorientierten Ablage kann markiert werden und der Status ist sofort ersichtlich, so wird der Workflow nicht unterbrochen.

E-Mail Übersicht - myDeskWare

Rechungseingang per E-Mail

E-Mail und Projektmanagement - Funktionen

(Neue Struktur) – Projekte erstellen

Sie können Mails im Posteingang Projekten zuordnen, indem Sie jederzeit Projekte mit eindeutiger Projekt Nr. erstellen oder die E-Mails einfach per drag & drop den Projekten zuordnen.

Die Projekte werden in einer individuellen Ordnerstruktur angelegt.

Ganz nach Ihren persönlichen Wünschen.

E-Mail zentral für alle Teammitglieder zugänglich

Alle E-Mails einer Kommunikation werden, wie gewünscht, abgelegt und sind automatisch für alle Teammitglieder zugänglich, sofern Sie das Benutzerrecht haben.

Im E-Mail Management kann man direkt per Mausklick auf abgelegte E-Mails antworten, weiterleiten oder erneut senden.

Automatische Speicherung der Antworten

Sie können E-Mails direkt aus dem Ordner beantworten. Die E-Mails werden automatisch gespeichert und sind in der entsprechenden Kommunikation eines Projektes auffindbar.

Die berechtigten Teammitglieder können sofort die entsprechende Kommunikation im Projekt einsehen. Alle Projektbeteiligten sind sofort informiert und wichtige Informationen gehen im Team nicht verloren.

Suchen von E-Mails

Die Suche kann alle Eigenschaften der E-Mails abfragen. Suchkriterien können z.B. Versanddatum, Betreff, Titel, Schlüsselwörter oder Inhalte ein.

E-Mails können z.B. nach einem bestimmten Zeitraum und einem bestimmten Lieferanten gesucht werden.

Die Suche im System kann über den Projektbaum oder auch als Volltext-Profil ausgeführt werden.

Im Suchergebnis lassen sich dann die E-Mails bzw. Anhänge sofort öffnen und weiter bearbeiten.

Benutzerrechte DSGVO konform

Für eine einfache Nutzung der Daten können Benutzergruppen angelegt und mit entsprechenden Berechtigungen ausgewiesen werden.

Projektinformationen stehen nur den Berechtigten zur Verfügung. Ein Missbrauch von E-Mail Informationen wird verhindert.

Die Arbeit im Projekt ermöglicht per Mausklick bzw. im Menü "Verwendung" verschiedene Informationen oder auch die ganze E-Mail Kommunikation abzurufen.

Dabei hat der Datenschutz höchste Priorität.

Rechnungseingang per E-Mail

Per E-Mail eingegangene Rechnungen können ganz schnell per Klick der Buchhaltung zur Erfassung der Belege zugewiesen werden.

Die Adressdaten der Lieferanten werden automatisch aus dem System gezogen und in der Buchhaltung erfasst.

Mit der Softwarelösung von DeskWare schließen Sie die Lücke zwischen E-Mail Kommunikation und Projektverwaltung.

Teamarbeit wird transparent und effizient.