DW.order

Maximale Flexibilität in der Auftragsabwicklung

Dank flexibler Anpassungsmöglichkeiten, intelligenter Automatisierung und der nahtlosen Integration in bestehende Unternehmensprozesse sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler. Optimieren Sie Ihre Prozesse mit einer zentralen Steuerung und transparenten Workflows.

Auftragsbearbeitung
strukturiert & individuell

Projektbezogene Auftragsabwicklung – flexibel & übersichtlich

Erstellen Sie Ihre Aufträge direkt in den Projektstrukturen und Vorgängen ihrer Projekte und behalten Sie jederzeit den Überblick über Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen.

 

DW.order bietet eine strukturierte Abwicklung mit größtmöglicher Flexibilität, freier Positionsgestaltung, transparenter Preisbildung unter Nutzung von Kundenvereinbarung oder definierter Projektpreise. Dokumente, E-Mails, Wiedervorlagen, Kundenhistorie und alle relevanten Daten sind zentral abrufbar und über das Portal & Dashboard individuell darstellbar.

 

Angebotserstellung,  Auftragsbestätigung & Abrechnung – schnell & präzise

  • effiziente Angebotserstellung: Angebote mit wenigen Klicks erstellen – dank individueller Vorlagen, Positionskopien, Artikel, Preisvorgaben & Stücklistenübernahme
  • KI & Kalkulation über DW.speedcalc: flexible Preiskalkulation und Positionsbildung über freie Kalkulationsmodelle mit direkter Übernahme in den Auftrag.
  • Auftragsbestätigung & Vertragsmanagement: übernehmen Sie Angebote mit einem Klick in Auftragsbestätigungen und generieren Sie daraus Verträge.
  • Rechnungsstellung: durchgängig von der Teilrechnung zur Schlussrechnung, Einzelrechnung individuell oder für Massenabrechnungen – als E-Rechnung mit freier Formulargestaltung

Auftragsprozesse im Projektmanagement

Die projektbezogene Auftragsabwicklung steht im Mittelpunkt der Lösung. Alle Auftragsprozesse sind voll integriert im Projektmanagement und bieten ohne zusätzlichen Aufwand die erforderliche Flexibilität und Nachvollziehbarkeit im Vertrieb komplexer Projekte.

Positionsgestaltung und Auftragsgliederung

Vordefinierte oder frei definierbare Gruppenstrukturen lassen umfangreiche Angebote schnell struturieren, auswerten und in Auftragsdokumenten ausgeben.Über Positionsvorlagen lassen sich Bilder und Kalkulationen hinterlegen und Positionen von verschiedensten Quellen ins Dokument kopieren. Über die Bestandteile der Position bilden sie intuitiv Pakete , die kalkulatorisch in einer Position resultieren, inhaltlich frei beschrieben werden und optional auf einen Artikelstamm zurückgreifen können.

Preisgestaltung

Die Preisgestaltung lässt keine Wünsche offen. Kundenrabatte, Agenturaufschläge, zeitliche Berechnung, eine freie Aufschlagskalkulation mit oder ohen Rabatt bilden die Basis jeder Position. Preisgruppen lassen sich frei definieren und bieten als Standard, projekt- oder kundenbezogen die Kalkulationsbasis. Projektpreise lassen Preise für spezielle Projekte definieren, die Standardpreise ersetzen. Diese können auf Lieferantenpreisen aufbauen, die sie für spezielle Projekte anfragen und werden nach Ablauf der Gültigkeit auf den Standard zurückgeführt. Über integrierte Protokolle wird die Preisbildung und Preisentwicklung nachvollziehbar.

Mehrsprachigkeit

Alle Positionstexte sowie Gruppenbeschreibungen sind mehrsprachig angelegt und können per Knopfdruck in entsprechenden Sprachvarianten ausgegeben werden. Artikeltexte und -namen werden im Artikelstamm mehrsprachig angelegt, lassen sich dort einfach übersetzen und im Dokument aktualisieren.

automatisierter Mailversand per Outlook

Die gesamte E-Mail Kommunikation zum Auftragsdokument wird aus dem Dokument heraus gestartet und gesteuert. E-Mail Vorlagen bieten dabei flexible Möglichkeiten, Inhalte, cc/bcc Verteiler aufzubauen, allgemeine Anlagen automatisch zu ergänzen und die entstehenden E-Mails wie gewohnt in Outlook zu finalisieren. Sie versenden direkt die E-Mails aus der Datenbank über Outlook und speichern diese automatisch im Dokumentenmanagement. Für alle Benutzer über das Dokument einsehbar. Eingehende Mails und Antworten werden automatisch zugewiesen oder per drag/drop in das Dokument geschoben. Eine vollständige Nachvollziehbarkeit in der Kommunikation.

Auswertung & Controlling

Auswertungen lassen sich in einfachster Art & Weise erstellen und im System ablegen. Aufgrund der integrierten Verknüpfung der verschiedenen Datenbankobjekte können die Auswertungen über Kunde, Projektleiter, Bearbeiter, Unternehmen, Artikel & Positionsgruppen, Projekte, Veranstaltungen, Immobilien uvm. erfolgen. Übernehmen sie die Auftragswerte in das Projektcontrolling, verwenden sie die Summen als Projektbudget und erhalten sie „just-in-time“ Übersichten und Ampeldarstellungen zum aktuellen Projektstand. In allen Übersichten lassen sich die Dokumentensummen individuell einblenden und mit weiteren Projektinformationen verknüpfen. Ausgehende Rechnungen stehen optional sofort für die Übergabe an die FIBU bereit und werden revisionssicher archiviert.

projektbezogene Auftragsabwicklung
Positionen und Positionsgruppen
Preisgestaltung
Mehrsprachigkeit
E-Mail Versand
Auswertung & Controlling
flexible Auftragsübersicht - Filter über Angebote im laufenden Jahr
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projektorientierte Auftragsabwicklung

flexible Auftragsverwaltung
Abrechnungssystem & Archiv

freie Positionen & Artikel, mehrsprachig, freie Preisgruppen, Projektpreise
zeitliche & pauschale Kalkulation, freie Übersichten, Dokumentenmanagement
Rechnungsstellung, E-Rechnung, Auswertung, transparente Folgeprozesse

 

Erstellen Sie mit wenigen Klicks Auftragsdokumente, übernehmen sie vorhandene Dokumente, Positionen oder ganze Warenkörbe und nutzen sie die flexible Preisgestaltung bis hin zur E-Mail Kommunikation.

 

Alternativ importieren Sie Auftrags- & Positionsdaten aus Dateiquellen, Webportalen oder Webshops, berechnen Sie Positionen oder Leistungskataloge dynamisch über DW.speedcalc und füttern sie ihre KI mit DW.order Informationen.

  • Budgets & CRM Anfragen, Kalkulationen, Angebote
  • Auftragsbestätigungen, Lieferscheine
  • Einzel-, Teil-, Schluss-, Proformarechnungen, Gutschriften
  • Positionsauswertungen, Zusatzdokumente, Listenauswertungen
  • Statistikauswertungen je Kunden, Sachbearbeiter, Projekt uvm.

E-Mail Management
Kommunikation & Chatverlauf

Automatisierter E-Mail-Versand & revisionssichere Archivierung

 

Versenden Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und die gesamte Korrespondenz direkt per E-Mail aus DW.order. Alle ausgehenden und eingehenden Dokumente werden automatisch dem Vorgang in der Datenbank zugewiesen und revisionssicher archiviert. Jederzeit für alle berechtigtten im Zugriff - alle Antworten werden automatisch erfasst und Anlagen sind jederzeit und überall verfügbar.

unverbindliche Webpräsentation - Vertragsmanagement
Lernen Sie unser Modul zur Abrechnung besser kennen

alle Formate: PDF, E-Rechnung & ZUGFeRD
Buchen Sie Ihre persönliche Webpräsentation individuell und unverbindlich

Webpräsentation anfragen
Rechnungsdokument Eigenschaften, Status & Freigabe, SKR 3/4 Zuordnung
Positionsgruppen Übersicht VK/EK - DB1
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1. Abschlags-/Teilrechnung Eigenschaften
Zahlungsplan an Terminvorgaben aus dem Projekt angepasst
Summen Gesamtbetrag vs. abgerechneter Betrag
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Gutschriften und Rechnungskorrekturen
Gutschriften mit Ausgangsrechnungen verrechnen
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Ideal für Projekte oder allgemeine Vorgänge

einfach, schnell und sicher

Erstellen Sie per Knopfdruck ihre Ausgangsrechnungen individuell, anhand von Vorlagen oder führen Sie die Auftragsbestätigung weiter in den Rechnungsprozess.

 

Dabei steht ihnen in der Rechnung die gesamte Historie des Vorgangs von der ersten Kalkulation über die Korrespondenz und allen vorhandenen Dokumenten zur Verfügung. Die projektbezogene Erstellung bietet ein klares Vorgehen, schnelle Freigaben und Prüfungen durch den Projektleiter und die Nutzung aller Projektressourcen. Die Positionsgestaltung und Strukturierung der Rechnung ist vollkommen frei, das Format und die Ausgabeform jederzeit zu ändern.

alle Teil- & Abschlagsrechnungen direkt im Zugriff

transparente Rechnungshistorie dank Zahlungsplan

Diese Statistik zeigt die Parameter Ihrer Aufträge und detaillierte Angaben zu Umsätzen in Euro in einer gewählten Zeitspanne. Standardeinstellung der Zeitspanne: die letzten 10 Tage.

Gutschriften & Rechnungskorrekturen direkt verrechnen

Übernahme von Positionen und
Dokumenten per Mausklick

DW.project stellt direkte Kommunikationsmöglichkeiten von Telefonie, E-Mail und Dokumentenerzeugung und somit eine effektive Kommunikation bereit.

Individuelle Attributstrukturen sowie eine darauf basierende Nutzung für Dokumente, Auswertungen und Suchvorgänge.

Maximale Flexibilität in Form, Sprache und Format

schnell zur perfekten Ausgabe - freie Formatwahl & Darstellung

Positionsvorlagen lassen sich leicht zur einfacheren Bearbeitung hinterlegen.

Die Übernahme von Stammartikel, Warenkörbe und Disposition ist integriert.

 

 

Folgeprozesse und Arbeitsschritte optimieren

Vorkontierung nach SKR 3/4
Projektcontrolling inbegriffen

Es können schnell übersichtliche Angebote erstellt werden, da auf bestehende Preislisten und Materialkataloge zugegriffen werden kann.

offene Posten & Mahnwesen

Übersicht und Transparenz
für Abrechnung & Projekt

Auswertungen, Listen & Grafiken

einfach, schnell, individuell,
verständlich und "just-in-time"

Alle Rechnungsdaten lassen sich übersichtlich darstellen, filtern und über eine flexible Zusammenfassung der Grafik auswerten und in jeglicher Art in Listen ausgeben. Dabei stehen Projekte, Kostenträger, Buchungsgruppen, Kunden und viele weitere Kriterien zur Verfügung. Spaltenerweiterungen ergänzen dabei die Systeminformationen und bieten vorbereitete individuelle Auswertungen für ihr Unternehmen.

Ausgangsrechnungen erstellen
Schlussrechnung & Zahlungsplan
Gutschriften erstellen & verrechnen
Rechnung ausgeben - Formate & Dokumente
FIBU Übergabe
offene Posten & Mahnwesen
Auswertung & Controlling

vertragsbezogene Abrechnungen
und Auftragsdokumente

Direkte Rechnungsstellung aus Vertragsdaten – automatische Übernahme relevanter Informationen in die Abrechnung mit flexibler Positionserstellung und Preisgestaltung über DW.speedcalc

  • zeitbezogene Erinnerungen zur Abrechnung von Verträgen unter Nutzung aller Vertragsdaten, Details aus Projekt, Kunde, Immobilie uvm.
  • Erstellung einer Vielzahl von Rechnungen & Dokumente durch intelligente Assistenten
    in kürzester Zeit

weitere Ergänzungen

zu DW.order Auftragsabwicklung

DW.warehouse

Warenwirtschaft

DW.speedcalc

DW.speedcalc

DW.project

Projektmanagement

DW.purchase

Einkauf/Rechnungswesen

DW.contract

Vertragsmanagement

DW.fibu

FIBU Schnittstelle

Effiziente Auftragsabrechnung
Optimierte Lagerverwaltung

Rechnungsstellung & Nachkalkulation – Volle Kontrolle über Finanzen

  • Automatisierte Rechnungsstellung: Erstellen Sie Teil- oder Schlussrechnungen direkt aus dem Auftrag.
  • Budgetierung & Nachkalkulation: Behalten Sie alle Kosten & Umsätze mit leistungsstarken Auswertungstools im Blick.

 

Lieferung, Lagerbestand & Disposition – Lückenlose Bestandsverwaltung

  • Lieferschein-Erstellung: Automatische Warenbestand-Änderung nach Lieferung.
  • Direkte Anbindung an DW.warehouse: Echtzeit-Bestandskontrolle & nahtlose Lagerverwaltung.
  • Disposition & Materialfluss-Optimierung: Vermeidung von Engpässen durch intelligente Nachbestellungen.

Anbindungen zur Auftragsabwicklung

Projektverwaltung-/management

DW.project

Kalkulationsstamm Speedcalc

DW.speedcalc

Vertragsmanagement

DW.contract

Fibu Schnittstelle

DW.fibu

DATEV, Lexware, Simba, SAP

Einkauf & Bestellwesen

DW.purchase

Warenwirtschafts-system

DW.warehouse

Erweiterte Funktionen

Noch mehr Möglichkeiten für Ihre Auftragsverwaltung

Lager- und Einkaufsintegration – Alles nahtlos vernetzt

Mit DW.purchase verwalten Sie Bestellungen, Wareneingänge & Lieferanten, während DW.warehouse für eine optimale Lagerverwaltung sorgt. Dadurch erhalten Sie eine durchgängige digitale Prozesskette – von der Bestellung bis zur Lieferung.

 

Import von Webshops (REST-Interface) – Automatische Datenübernahme

  • Direkte Anbindung an Webshops via REST-API für eine effiziente Datenübertragung.
  • Automatisierter Import von Bestellungen & Kundendaten aus Online-Shops in DW.order.
  • Fehlerminimierung durch Echtzeit-Synchronisation, um manuelle Eingaben zu vermeiden.

Automatisierte Workflows & Dokumentenübernahme

  • Automatisierte Abläufe: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben durch Workflow-Automatisierung.
  • Cleveres Dokumentenmanagement – Mit Dokumenten spielen war noch nie so einfach!

 

Preisermittlung im Projektmanagement – Kosten im Blick behalten

Nutzen Sie die Preisermittlung zur präzisen Projektkalkulation. DW.order unterstützt detaillierte Kostenanalysen, sodass Sie den finanziellen Überblick jederzeit behalten.

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