Rechnungseingang hybrid: E-Rechnung oder PDF

Mit DW.purchase wird der Rechnungseingang zum Kinderspiel. Unser Modul ermöglicht die 100% digitale Erfassung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, egal ob per E-Mail oder gescannt.

 

E-Rechnungen werden per eingehender E-Mail erfasst und bis zur Erstellung des neuen Lieferanten automatisch verarbeitet.

 

Durch die automatische Zuordnung der Dokumente zu Projekten und Verträge oder Servicevorgängen behalten Sie stets einen optimalen Überblick und können alle Rechnungen effizient im eigenen System verarbeiten.

 

Die Verbuchung der Rechnung erfolgt über verschiedene SKR Kontenrahmen, kann flexibel aufgeteilt und auf Projekte und deren individueller Kostenstruktur und Controllingkonten zugewiesen werden. Die Freigabe erfolgt im Team, basierend auf den vorliegenden Daten und optional zusätzlichen Dokumenten, die mit der Rechnung direkt verfügbar sind.

digitaler Rechnungsprozess mit DW.purchase

Optimieren Sie Ihr Rechnungswesen mit DW.purchase von DeskWare - egal ob E-Rechnung oder herkömmlich per PDF.

 

Unser leistungsstarkes Modul digitalisiert Ihren gesamten Rechnungsprozess – von der Erfassung bis zur Archivierung. Mit nahtlosen Integrationen und umfangreichen Funktionen bieten wir Ihnen  effiziente und transparente Bearbeitung und Verwaltung aller Rechnungsdokumente und deren Anlagen und E-Mails.

 

Entdecken Sie, wie DW.purchase Ihre internen Prozesse revolutionieren kann und allen eine durchgängige Informationsplattform als "all-in-one" Lösung bereitstellt

Rechnungserfassung & Dokumentenmanagement

Die Extraktion der Rechnungsdaten aus der E-Rechnung erfolgt vollautomatisch erzeugt alle im Dokument hinterlegten Informationen und Dokumentendaten aus der übermittelten E-Mail und E-Rechnung. Die PDF Rechnung wird per Assistent erfasst und ebenso im Rechnungsmodul angelegt und mit allen vorhandenen Rechnungsdaten im geschützten Rechnungsarchiv gespeichert.

 

Alle Informationen liegen an zentraler Stelle vor - Beleg, E-Rechnung (XML), Anlagen, E-Mails, Freigabe und Freigabenotizen, Buchungs- und Projektaufteilung, Bestellzuordnungen und Bezüge vom Lieferanten bis zum Vertrag und den entsprechenden Projekten - 100% digital - einfach, schnell und transparent.

 

Im integrierten E-Mail Management finden Sie die gesamte Korrespondenz, inkl. E-Mails der Rechnungsfreigabe, der Abstimmung mit Lieferanten, dem Steuerberater und sowie dem Controlling...

hybride Rechnungserfassung: E-Rechnung & PDF

Sämtliche Rechnungsdaten werden schnell, einfach und revisionssicher erfasst und im zentralen Dokumentenmanagementsystem abgelegt.

 

Neben den Buchhaltungsdaten können mit der Rechnung eine Vielzahl weiterer Informationen gespeichert werden um diese später schnell zu finden und in allen Auswertungen zu nutzen.

 

Flexible Abfragen sowie die eine vordefinierte Verwendungsübersicht von Eingangsrechnungen beschleunigen die Arbeit erheblich.

 

Für Garantiefälle sowie eine spätere Wiederbeschaffung lassen sich alle Rechnungsdaten verschlagworten, durchsuchen und sofort für den Einkauf sowie die Kommunikation nutzen.

Buchung - Projektkontierung - Freigabeprozess - Controlling

DW.purchase bietet eine flexible Kontierung nach SKR3 oder anderen Kontenrahmen und eine Splittung der Rechnung auf mehrere Buchungen und Sachkonten. Dabei werden alle steuerlichen Aspekte berücksichtigt und in einem weiteren direkt an die FIBU übergeben.

 

Parallel werden alle Rechnungen auf Projekte und frei definierbare Konten verbucht und sowie abgerechnete Mengen, Leistungsdatum, Vertrags- oder Servicezuordnung sowie weitere Informationen dem Controlling zur Verfügung gestellt,

 

Flexible und mehrstufige Freigabeprozesse bieten die Möglichkeit, die Rechnung von verschiedenen Projektbeteiligten freigeben bzw. prüfen zu lassen. Klar definierte Freigabestufen und individuelle Wiedervorlagen sorgen dafür, dass alle Rechnungen sorgfältig geprüft und genehmigt werden. Dies optimiert den Workflow, spart Zeit und vereinfacht die Projektkostenermittlung.

revisionssichere Archivierung - "digital storage"

Alle Rechnungsdokumente werden neben einer projektbezogenen Ablage zentral und revisionssicher gespeichert und rechtssicher archiviert.

 

Das Rechnungsdokument wird an allen Stellen im System bereitgestellt und steht unabhängig von der Archivierung für alle Prozesse bis zur Verrechnung in Ausgangsrechnungen direkt und zentral zur Verfügung.

 

Die Archivierung dient ausschließlich der rechtssicheren Ablage und bietet für die berechtigten Personen einen schnellen Zugriff auf die erfassten Dokumente egal ob E-Rechnung oder PDF Beleg. Mit DW.purchase bleiben alle Ihre Rechnungen stets geordnet und ohne Webzugriff zugänglich, was die Effizienz und Nachvollziehbarkeit Ihres Rechnungswesens deutlich erhöht.

Zahlungsprozess & Verbuchung der Zahlung

DW.purchase stellt alle benötigten Informationen für den nachfolgenden Zahlungsprozess zur Verfügung und liefert im optionalen Modul DW.payment Zahlungsvorschläge für SEPA Überweisungen.

 

Dabei können Gutschriften mit Eingangsrechnungen verrechnet werden Die Rechnungen zeigen transparent den Zahlungsfluss und die berücksichtigten Skonti sowie Gutschriften.

 

Nach erfolgter Freigabe sind die Rechnungen zur Zahlung vorgemerkt und stehen übersichtlich als Zahlungsvorschlag zur Verfügung. Nach erfolgter Zahlung werden die entsprechenden Beträge mit Buchungsinformationen in der Rechnung hinterlegt und stehen für Übersichten sofort zur Verfügung. Durch die Integration mit Ihrer Bankingsoftware erfolgt die Zahlung nahtlos und effizient.

Anbindungen zum Rechnungsprozess

Projektverwaltung

DW.project light / DW.project

Adressmanagement

DW.address

Vertragsmanagement

DW.contract

Buchhaltung

DW.fibu - DATEV, SIMBA ...

Online Banking

DW.payment

Controlling

DW.cost - GUV - Projektkosten

Kosten & Controlling im Projektmanagement

Rechnungswesen im Projektmanagement

Ein effizientes Rechnungswesen bildet das Rückgrat eines erfolgreichen Projektmanagements. Mit DW.purchase von DeskWare wird die Digitalisierung des Rechnungseingangs vereinfacht. Eingehende Rechnungen und Gutschriften werden vollständig digital erfasst und können direkt Projekten, Bestellungen oder Verträgen zugeordnet werden. Dies ermöglicht eine transparente und revisionssichere Dokumentenverwaltung, beschleunigt Freigabeprozesse und optimiert den Zahlungsverkehr.

Flexibles Controlling & Kostenmanagement

Flexibilität im Controlling und Kostenmanagement ist essenziell, um auf Veränderungen im Projektverlauf reagieren zu können. DeskWare ERP-Software bietet modulare Lösungen, die sich an die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen anpassen lassen. Durch projektbezogene Zuordnungen und Echtzeit-Datenanalysen behalten Projektleiter stets den Überblick über Budgets und Ausgaben. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und eine proaktive Steuerung der Projektfinanzen.

Auswertung & Steuerung der Kosten

Die kontinuierliche Auswertung und Steuerung der Kosten ist entscheidend, um Projekte im geplanten Budgetrahmen zu halten. Mit den Analyse- und Reporting-Tools von DeskWare können Unternehmen detaillierte Auswertungen durchführen. Dies unterstützt die Identifizierung von Kostentreibern und ermöglicht zeitnahe Korrekturmaßnahmen. Eine transparente Kostenkontrolle trägt somit maßgeblich zur Rentabilität und zum Erfolg von Projekten bei.

Durch den Einsatz der ERP-Softwarelösungen von DeskWare im Bereich Rechnungswesen und Controlling können Unternehmen ihre Projektmanagement-Prozesse effizienter gestalten und somit Wettbewerbsvorteile erzielen.

Projektbezogene Zuordnung von Eingangsrechnungen

Projektbezogene Zuordnung von Eingangsrechnungen

Revolutionieren Sie Ihr Rechnungswesen durch die projektbezogene Zuordnung von Eingangsrechnungen mit DW.purchase. Unser Modul ermöglicht eine präzise und übersichtliche Verwaltung aller Rechnungen, indem es diese direkt Projekten, Verträgen oder Lieferanten zuordnet.

 

Funktionen im Überblick:

  • Projektbezogene Zuordnung von Rechnungen
  • Verknüpfung mit Lieferanten, Verträgen und Projekten
  • Zentralisierte, revisionssichere Dokumentenablage
  • Projektübergreifende Buchung und Auswertung
  • Grafischer Soll-Ist-Vergleich
     

Mit DW.purchase behalten Sie stets den Überblick über Ihre Projektkosten und steigern die Effizienz Ihres Rechnungswesens.

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DW.purchase - Produktinformation

Die Produktinformationen zu DW.purchase und DW.purchase Eingangsrechnungen  geben Ihnen nochmals einen guten Überblick über die Vorteile eines digitalen und projektorientierten Bestellwesens.

 

  • abteilungsübergreifende Kommunikation
  • Ressourcenplannung
  • Effiziente Terminierung
  • Optimierung der Geschäftsprozesse
  • Ist-/Soll-Zustand

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