Alle Rechnungen unter Kontrolle

Projektbezogene Eingangsrechnungen

Die einheitliche, zentrale Datenbasis führt zur Digitalisierung der Rechnungsdaten, verbessert die Transparenz und verhindert Redundanzen und Inkonsistenzen.

DW.purchase Eingangsrechnungen ist die professionelle und effiziente Lösung für die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen und aller dazugehörigen Belege. Durch die Anbindung an Ihr Rechnungswesen und DW.project erreichen Sie mehr Transparenz, mehr Effizienz und mehr Sicherheit. Ein elektronischer und automatisierter Rechnungseingang befreit Sie komplett von unnötigen Arbeitsschritten und sorgt für einen umfassenden Überblick von allen eingehenden Rechnungen.

Für die Rechnungsprüfung von Eingangsrechnungen steht zusätzlich die gescannte Rechnung direkt für die Anzeige zur Verfügung. Sie suchen keine Rechnungen mehr - auf Knopfdruck sind alle Informationen verfügbar.

Highlights der Lösung:

Erfassung gescannter Eingangsrechnungen & Gutschriften
projektbezogene Zuordnung & Freigabe der Eingangsrechnungen
Lieferantenübernahme aus Projektkontakten, Adressen & Bestellungen
Arbeiten im Team mit Berechtigungskonzepten
Rechtskonform
Automatisierung von Prozessen
Schnittstellen zu den Buchhaltungsprogrammen DATEV und SIMBA
revisionssichere Ablage mit komfortablen Suchfunktionen
projektübergreifende Auswertungen über Bestellungen / Kosten / Konten

Vorteile & Funktionen - Projektbezogene Eingangsrechnungen

Projektbezogene Zuordnung der Eingangsrechnungen

Die direkte Zuordnung der Eingangsrechnung zum Lieferanten, einem Vertrag, einem Service aus dem Ticketsystem, sowie einem Projekt führt direkt zu einer objektorientierten Ablage der Rechnungen.

Über die Projektzuordnung wird die Rechnung automatisch Veranstaltungen oder Immobilien, Filialen oder Bauvorhaben zugewiesen und steht über Filter bzw. im entsprechenden Modul zur Verfügung.

Die Kontenaufteilung ist in den Projekten individuell wählbar und löst sich vollkommen von einer buchhalterischen SKR Betrachtung. Alle Belege sind individuell abrufbar und bieten eine komfortable Ausgangsbasis für alle Abteilungen im Unternehmen.

Projektkosten

In der Projektübersicht sehen Sie eine Zusammenfassung der verbuchten Kosten, des Budgets, des Restbudgets sowie Kosten für Personal und Material. Statt fixer Tabelleneinträge verwendet DeskWare die aktuellen Stundensätze des zugeteilten Personals sowie beispielsweise die Kosten für Maschinenstunden oder Produktionsmittel.

Durch den Überblick auf alle projektbezogenen Rechnungen, behalten die Mitarbeiter nicht nur die eigenen Leistungen, sondern auch alle Fremdleistungen und Drittkosten im Blick. So haben Sie in der Projektplanung sofort im Blick, wenn Aufwände das angesetzte Budget sprengen.

Projektcontrolling

Die Belege, Summen und Kontierungen werden automatisch in das Projektcontrolling der gewählten Projekte verlinkt bzw. übertragen. Die Dokumente liegen damit immer noch zentral im revisionssicheren Bereich und sind direkt ohne Redundanzen im Gesamtsystem abrufbar. Mit DeskWare können Sie Soll-Ist-Vergleiche anwenden und damit Ihre Budgetkontrolle steuern.

Dabei kann eine Eingangsrechnung auf mehrere Projekte, Konten und Kostenstellen aufgeteilt werden. Beim Verbuchen einer Eingangsrechnung entsteht ein Buchungssatz, der an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann.

Projektbezogene Freigabe

Über Projekteinstellungen können betroffene Personen ermittelt werden. Der Freigabeprozess, welcher über mehrere Stufen vordefiniert oder individuell ist, kann so einfach und dynamisch stattfinden.

Sie können den Freigabeprozess individuell und einfach an Ihre spezifischen Bedürfnisse, Aufgaben und Funktionen anpassen.

Projektbezogene Zuordnung

Projektkosten

Projektcontrolling

Projektbezogene Freigabe

Vorteile von DW.purchase Eingangsrechnungen

Wie Ihr Unternehmen von DeskWare profitiert

Rechtskonform

Buchhalterische Kontierung nach SKR3 oder SKR4 Kontenrahmen

Umweltfreundlich

Im Sinne der Digitalisierung findet der gesamte Rechnungsprozess papierlos statt.

Transparenz

Übersicht über Status der Rechnung und Bezahlung, sowie über Änderungen

Grundlage für Projektmanagement

Alle Projektkosten und projektbezogenen Rechnungen auf einen Blick.

Kostenersparnis

Mahngebühren einfach durch Fristsetzung der Zahlung umgehen.

Grundlage für Buchhaltung

Die in DeskWare erfassten Rechnungen können an die Fibu übergeben werden.

Workflow Rechnungsverarbeitung

Erfassung und Anlegen von eingehenden Rechnungen

Erfassung der Eingangsrechnungen entweder direkt per E-Mail oder auch als eingescannte Papierform.

Per E-Mail eingegangene Rechnungen können ganz schnell per Klick der Buchhaltung zur Erfassung der Belege zugewiesen werden. Die E-Mail in der projektorientierten Ablage kann markiert werden und der Status ist sofort ersichtlich, so wird der Workflow nicht unterbrochen.

Mithilfe des einfachen Bearbeitungsdialoges legen Sie schnell und einfach neue Eingangsrechnungen an. Bei der Eingabe können Sie offene und teilweise offene Beträge der Rechnungen, sowie Zahlungskonditionen angeben.

Workflow Rechnungseingang

Freigabe

Freigabe-Prozesse werden Workflow-gesteuert abgewickelt. Damit beschleunigt die Software sämtliche Abläufe in der Rechnungsverarbeitung signifikant und sorgt für vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Workflow Rechnungseingang

Buchhaltung

Die buchhalterische Aufteilung erfolgt im System und bietet einen individuellen Buchungsrahmen nach SKR3 oder SKR4 und kann mit dem entsprechenden Modul der DW.business Software an die Buchungssoftware im DATEV oder SIMBA kompatiblen Format übertragen werden.

Dabei erfolgt die Arbeit der Buchhaltung zum größten Prozentsatz in DeskWare und damit in der zentralen ERP Software.

Erfassung und Anlegen

Freigabe

Buchhaltung

Rechungseingang - automatisierte Zuordnung

Mit einer Lizenz des DeskWare Module DW.purchase ist die buchhalterische Abwicklung von Rechungseingängen deutlich vereinfacht.

Die per PDF eingesendete Rechnung kann mit dem Menüpunkt "als Rechung einreichen" der Buchhaltung für die Erfassung der Belege zugesendet werden.

Dabei werden die Adressen der Lieferanten erkannt und aus dem System übernommen.

Im Rechnungsstatus wird zude, angezeigt, ob eine Rechnung von der Buchhaltung erfasst wurde oder nicht.

Die Abwicklung von Rechungseingängen wird spielend einfach.

weitere Ergänzungen

zu DW.purchase Eingangsrechnungen

DW.address

Adressmanagement

In Verbindung mit dem CRM Modul DW.address, kann ein warengruppenbezogenes Lieferantenmanagement inklusive Bewertung, Liefer- und Zahlungsbedingungen erstellt werden.

ERP-Software

DeskWare bietet für die durchgängige Optimierung Ihrer Prozesse in Produktion und Warenwirtschaft ein flexibles ERP System.

DW.project

Projektmanagement, Termine, Details und Kontakte

Verbinden Sie DW.purchase mit DW.project und ordnen Sie ihre Eingangsrechnungen den Projekten zu.

DW.purchase - Produktinformation

Die Produktinformation DW.purchase Eingangsrechnungen gibt Ihnen nochmals einen guten Überblick über die Vorteile der digitalen und projektorientierten Eingangsrechnungen.

abteilungsübergreifende Kommunikation
Ressourcenplannung
Effiziente Terminierung
Erfassung gescannter Eingangsrechnungen & Gutschriften

Finden Sie weitere Informationen zu unseren Produkten und Leistungen in unserer Mediathek.